Criteria voor een succesvolle organisatiestructuur

Een goed ontwerp van je organisatiestructuur verdient tijd, aandacht en energie. Waarom? Omdat de structuur van je organisatie bepalend is voor de manier waarop besluiten worden genomen. Niet alleen de strategische en tactische besluiten, maar ook de honderden kleine besluiten die medewerkers de hele dag door nemen. Een goede organisatiestructuur is dan ook een balans tussen deugdelijk, functioneel, haalbaar en mooi.

De zoektocht naar een goede organisatiestructuur vergelijk ik vaak met de zoektocht naar een nieuw huis. Op een gemiddelde huizensite start je je zoekopdracht over het algemeen met de locatie en de prijsklasse. Vervolgens kun je allerlei criteria aangeven, zoals de aanwezigheid van een tuin of het aantal vierkante meters. Resultaat: een lijstje met woningen die aan jouw criteria voldoet. Na de bezichtiging blijkt vaak dat je je zoekcriteria moet bijstellen.

Uiteindelijk vind je een huis dat voldoet aan de functionele eisen, het is betaalbaar en mooi. Vervolgens vraag je een bouwkundig rapport aan. Wat blijkt? Het balkon hangt nog met twee roestige schroeven aan de muur, er zitten nog oude loden leidingen in de muur en houtrot in de vloeren. Dus je koopt het niet, want het deugt niet. Tenzij je op zoek bent naar een klushuis, dan maak je het zelf deugdelijk.

Goede organisatiestructuur

Het vinden van een goede organisatiestructuur heeft een soortgelijke dynamiek. Ook hier gaat het allereerst om het opstellen van ‘zoekcriteria’ die betrekking hebben op de functionaliteit (waar moet de structuur aan voldoen?) en de haalbaarheid (wat mag de structuur ‘kosten’?). En ook hier is het niet vreemd om mee te laten wegen wat we mooi vinden. Dus het zoekcriterium van mooie vormgeving, van schoonheid, komt hier ook om de hoek kijken.

Al deze criteria en de balans tussen deze criteria voor een goede organisatiestructuur zijn in hoge mate afhankelijk van de context. In die zin is het net als bij een huis. Wat de een mooi vindt, vindt de ander lelijk. Wat de een als minimale eis bestempelt (een vaatwasser!), is voor de ander een overbodige luxe.

Stel ook vast of jouw organisatiestructuur een balans heeft tussen de vier criteria deugdelijk, functioneel, haalbaar en mooi:

Deugdelijk

Deugdelijk betekent allereerst dat de organisatiestructuur volledig en eenduidig is. Volledig betekent dat je verder kijkt dan het organogram. Het gaat om het complexe afsprakenstelsel gericht op het verdelen van taken, afstemming tussen die taken en de manier waarop besluiten worden genomen. Vervolgens moeten deze afspraken voor iedereen eenduidig uit te leggen zijn. Daarbij is het van belang om je keuzes over de organisatiestructuur bewust te doordenken. Want elke keuze die je maakt in je ontwerp brengt nieuwe voor- en nadelen met zich mee. Dit vraagt bewust afwegen van deze voor- en nadelen en de effecten van de voordelen optimaliseren en de effecten van de nadelen minimaliseren.

Functioneel

De functionaliteit van de structuur kan worden afgemeten aan het gedrag dat het uitlokt of afdwingt. Een structuur is bedoeld om besluiten te (laten) nemen op micro- en macroniveau. Deze besluiten nemen we altijd in een combinatie van de wensen van de klant en de wensen van de organisatie als entiteit. Samen weten we meer, nemen we betere beslissingen en vertonen we dus het gedrag dat de organisatie nodig heeft.

Haalbaar

Een haalbare organisatiestructuur is legitiem en past bij de beschikbare middelen. De legitimiteit wordt bepaald door de manier waarop anderen – concurrenten, klanten, financiers, brancheorganisaties, wetgevers, et cetera – naar de organisatie kijken. Of die past bij de beschikbare middelen heeft vooral te maken met de omvang van de transitie die de organisatie moet maken vanuit de huidige situatie én de mate waarin (potentiële) medewerkers in staat zijn om het gewenste gedrag te vertonen.

Mooi

Wat mooi is, hangt af van je smaak. Op basis van onderzoek en mijn eigen voorkeuren heeft een mooie organisatiestructuur drie kenmerken: het bevordert samen (-zijn, -hang, en -werking), het doet zijn werk op de achtergrond, en het is zo simpel mogelijk (maar niet simpeler dan mogelijk).

Kortom, stel de volgende vragen:

• Wanneer heb je voor het laatst bewust nagedacht over je organisatiestructuur?
• Weet jij welk gedrag je organisatiestructuur uitlokt?
• Kan jouw organisatie je organisatiestructuur wel aan?
• En bevordert jouw organisatiestructuur ‘samen’ zonder merkbaar te zijn? En kun je deze uitleggen aan een kind van tien jaar?

Als je deze vragen niet goed kunt beantwoorden, is het tijd om eens opnieuw naar je organisatiestructuur te kijken. En wellicht te ontdekken dat je als organisatie succesvoller kunt zijn als je de organisatiestructuur verder op orde brengt.